Comment vos clients modifient ou annulent leur réservation

Où votre client trouve-t-il le lien « Gérer ma réservation » ?

Chaque e-mail de confirmation contient un seul lien « Gérer ma réservation » par achat. Il suffit : votre client n’a ni compte à créer ni code à saisir. Ouvrir le lien n’annule rien.

Le lien mène à une page qui regroupe tout ce que votre client a réservé en une fois (par exemple deux cours et un stage pris dans le même panier). Pour chaque séance ou stage, il voit :

• la date, les séances d’un stage et le lieu ;
• le nombre de places (par exemple « 1 place sur 2 » après une annulation) ;
• le moyen de paiement et le montant payé ;
• une seule ligne d’annulation : la date limite tant qu’il est dans le délai (« Annulable jusqu’au vendredi 6 novembre à 10 h »), « Délai d’annulation dépassé : annulation possible, sans remboursement » une fois le délai passé, « Annulation possible » si rien n’a été payé, ou ce qui l’amène à vous contacter (« Séance commencée », « Stage commencé », « Remboursée par l’organisateur »).

Une réservation annulée reste visible, avec la pastille « Annulée ».

Modifier ou annuler une réservation

1. Votre client clique sur « Gérer ma réservation », en bas de la page. Chaque séance ou stage a alors son sélecteur de places, comme dans le panier :
   • « Retirer une place » annule une place ; la place de la personne qui a réservé part en dernier ;
   • à 0, la réservation de cette séance ou de ce stage est annulée en entier ;
   • « Tout annuler » met tout à 0 d’un seul geste.
2. Sous chaque séance ou stage, il lit ce qui sera annulé et ce qui lui sera rendu, par exemple « 1 place sur 3 sera annulée : 45,00 € seront remboursés sur votre carte bancaire. »
3. Il clique sur « Enregistrer les modifications ». La fenêtre « Vos modifications » récapitule, ligne par ligne, ce qui est annulé et ce qui est rendu.
4. Il clique sur « Confirmer ». Rien ne change avant ce clic ; « Revenir » lui permet de corriger, et « Ne rien modifier » de quitter sans rien changer.

Annuler une réservation de plusieurs places

Dans le délai d’annulation, votre client retire les places une à une avec le sélecteur : chaque place retirée lui est rendue, et les autres restent réservées.

Quand la réservation s’annule seulement en entier, le lien « Annuler cette réservation » remplace le sélecteur : toutes les places sont annulées ensemble, et « Garder cette réservation » revient en arrière. C’est le cas une fois le délai dépassé, avec une politique sans remboursement, ou pour des places déjà payées sur place.

Un stage forme un tout : ses places s’annulent pour toutes ses séances à la fois.

Jusqu’à quand votre client peut-il annuler ?

Il peut modifier sa réservation jusqu’au début de la séance ; pour un stage, jusqu’au début de sa première séance.

Dans le délai prévu par vos conditions d’annulation, il est remboursé ou recrédité. Hors délai, il peut encore annuler pour libérer sa place, sans remboursement, que la séance ait été réservée seule ou avec d’autres dans le même panier.

Cette possibilité découle de la politique d’annulation que vous choisissez pour chaque événement, cours ou stage (voir Choisir vos conditions d’annulation).

Une séance commencée, ou une réservation déjà remboursée par vous, se règle avec vous : la page invite votre client à vous contacter, et vous agissez depuis votre espace Round (voir Annuler et rembourser depuis votre espace Round).

Ce que votre client voit avant de confirmer

La page annonce ce qui sera rendu, selon son moyen de paiement :

• par carte bancaire, dans le délai : « 45,00 € seront remboursés sur votre carte bancaire. » ;
• avec une carte cadeau et une carte bancaire, dans le délai : une phrase par moyen, puis le total : « 20,00 € seront recrédités sur votre carte cadeau. 23,00 € seront remboursés sur votre carte bancaire. Rendu au total : 43,00 €. » ;
• avec une carte cadeau, dans le délai : « 28,00 € seront recrédités sur votre carte cadeau. » ;
• avec un carnet, dans le délai : « 1 séance sera recréditée sur votre carnet. » ;
• avec un carnet, hors délai : « Cette séance ne sera pas recréditée sur votre carnet. » ;
• par carte bancaire ou avec une carte cadeau, hors délai ou non remboursable : « Aucun remboursement : votre place sera libérée. » ;
• sur place, déjà payé : « Votre organisateur vous remboursera directement. » La vente passe alors « À rembourser » dans votre espace Round : c’est vous qui rendez l’argent (voir Encaisser vos paiements sur place) ;
• sur place, à régler : rien à rendre ; s’il garde des places, « Il vous restera 30,00 € à régler sur place. » ;
• gratuit : « Aucun montant à rendre. »

Quand le remboursement ne peut pas partir tout de suite, votre client lit « Votre remboursement est en cours. » : il part dès que possible, sans rien à faire de votre côté.

La règle complète (ce que votre client récupère, et ce que deviennent les frais de service) est expliquée dans Comment fonctionne un remboursement.

Ce qui se passe quand votre client confirme

Chaque confirmation déclenche tout en une seule fois, quel que soit le nombre de places annulées :

• votre client reçoit un seul e-mail, qui récapitule ce qui est annulé et ce qui lui est rendu ;
• vous recevez un seul e-mail récapitulatif : l’alerte « Annulation client » est toujours envoyée, car elle concerne vos remboursements ;
• les places sont libérées, et les inscrits à la liste d’attente sont prévenus (voir La liste d’attente de vos événements) ;
• quand une réservation est annulée en entier, une notification apparaît sur l’accueil de votre espace Round, avec le nom du client et le montant remboursé s’il y en a un.