Importer vos clients

Vous avez déjà des clients, dans un tableur ou dans un autre outil de réservation. Un fichier suffit pour les retrouver dans votre page Clients et leur écrire.

Où lancer l’import

Sur ordinateur, ouvrez Clients. Dans la barre de la liste, à droite de la recherche et du filtre, cliquez sur l’icône « Importer ». La fenêtre « Importer des clients » s’ouvre.

Cliquez sur la zone « Fichier CSV ou Excel » et choisissez votre fichier. Un fichier contient jusqu’à 2 000 lignes. Si vous avez plus de clients, répartissez-les dans plusieurs fichiers et importez-les l’un après l’autre.

Comment préparer votre fichier

Le lien « Télécharger un exemple » vous donne un classeur Excel prêt à remplir. Sa première feuille rappelle les consignes, sa feuille Clients montre les colonnes attendues avec trois lignes fictives. Remplacez-les par vos clients.

Votre fichier a une ligne de titres, puis une ligne par client. Quatre informations sont lues :

• E-mail : la seule colonne indispensable. Chaque client est reconnu par son adresse ;
• Nom, ou deux colonnes Prénom et Nom ;
• Téléphone ;
• Réservations avant Round : le nombre de fois où ce client est déjà venu chez vous.

Les autres colonnes de votre fichier sont laissées de côté. Leur liste s’affiche dès que le fichier est choisi, pour que vous le sachiez avant de valider.

À quoi sert « Réservations avant Round »

Ce nombre garde la mémoire de vos habitués. Il s’affiche sur la fiche du client (« 12 réservations avant Round ») et dans l’export de vos clients. Il reste séparé du Nb commandes de la liste, qui compte les commandes passées dans Round.

Si votre ancien outil exporte une ligne par billet, gardez le fichier tel quel : un e-mail présent sur cinq lignes donne cinq réservations. Sans cette colonne, un client présent sur une seule ligne compte une réservation.

Qui recevra vos newsletters

Une fois le fichier lu, cochez « Je confirme que ces personnes ont accepté de recevoir mes communications. » si c’est le cas. Les clients ajoutés pourront alors recevoir vos newsletters. Sans cette case, ils entrent dans votre fichier mais n’apparaissent pas parmi les destinataires de vos newsletters.

Seule cette case compte : une colonne d’accord présente dans votre fichier n’est pas lue. Un client déjà dans votre fichier garde son choix, et un client désabonné le reste.

Ce qui arrive aux doublons

Avant de valider, la fenêtre résume ce qui va se passer : le nombre de clients à ajouter, le nombre de clients déjà dans votre fichier, les lignes ignorées et leur raison.

• Un client déjà dans votre fichier (même e-mail) garde sa fiche. Elle est complétée : un nom plus complet remplace l’ancien, le téléphone est ajouté s’il manquait, et le nombre de réservations avant Round est mis à jour.
• Un e-mail présent plusieurs fois dans le fichier donne une seule fiche, à partir de sa première ligne.
• Une ligne sans e-mail, ou avec un e-mail mal écrit, est ignorée.

Cliquez sur « Importer ». Un message confirme le nombre de clients ajoutés et le nombre de clients déjà présents. Si des lignes n’ont pas pu être enregistrées, le message le dit : relancez le même fichier, les clients déjà importés ne sont pas créés une seconde fois.

Un client importé apparaît dans la liste sans dernière commande, tant qu’il n’a rien acheté dans Round.

Comment créer un client à la main

Pour ajouter une seule personne, cliquez sur « Créer », en haut de la page Clients. Saisissez son Nom et son E-mail, tous deux obligatoires, et son Téléphone si vous l’avez. Cochez « Accepte de recevoir des communications » si cette personne veut recevoir vos newsletters, puis cliquez sur « Créer le client ».

Si un client a déjà cet e-mail, sa fiche est complétée au lieu d’être créée en double, et son choix pour vos newsletters prend la valeur de la case.

Pour le reste de la page, voir Vos clients. Pour reprendre aussi vos carnets et vos cartes cadeaux en cours, voir Importer vos cartes cadeaux et vos carnets.