Importer vos cartes cadeaux et vos carnets

À quoi sert l’import ?

Si vous vendiez des cartes cadeaux ou des carnets avec un autre outil, l’import les reprend dans Round avec ce qu’il en reste. Vos clients les utilisent ensuite comme ceux vendus sur votre vitrine.

Une carte ou un carnet importé n’est pas une vente : il ne compte ni dans Ventes ni dans l’Encaissé. Le détail d’une carte importée indique « Importée », et l’historique d’un carnet importé commence par « Reprise d’un ancien outil ».

Où lancer l’import ?

L’import se fait depuis un ordinateur, dans la barre placée au-dessus de la liste, à côté de la recherche et du filtre. Cliquez sur l’icône d’import, une flèche vers le haut :

• pour les cartes cadeaux : dans Cartes cadeaux, l’icône « Importer des cartes cadeaux » ;
• pour les carnets : dans Offres, au-dessus de la liste des carnets vendus, l’icône « Importer des carnets ».

Préparer votre fichier

Dans la fenêtre d’import, « Télécharger un exemple » vous donne un fichier Excel. Sa première feuille contient les consignes ; remplissez la seconde, en gardant les noms de colonnes.

Vous pouvez importer un fichier CSV ou Excel, de 2 000 lignes au plus. Les montants s’écrivent 12,50 et les dates JJ/MM/AAAA.

Les colonnes d’une carte cadeau

| Colonne | Obligatoire | | --- | --- | | Code | Oui | | Montant initial | Oui | | Solde restant | Oui | | Date d’expiration | Oui | | Nom acheteur | Oui | | Nom du bénéficiaire | Non | | E-mail acheteur | Non |

Le solde restant est supérieur à zéro et ne dépasse pas le montant initial.

Les colonnes d’un carnet

| Colonne | Obligatoire | | --- | --- | | E-mail titulaire | Oui | | Nom titulaire | Non | | Carnet | Oui | | Séances totales | Oui | | Séances restantes | Oui | | Date d’expiration | Oui | | Code | Non |

La colonne Carnet porte le nom exact d’un carnet de votre catalogue, dans Offres. Ce que le carnet importé permet de réserver (le type de séance et le prix maximum) vient de ce carnet. Créez-le d’abord s’il n’existe pas (voir Vendre vos cartes cadeaux et vos carnets).

Il reste au moins une séance sur le carnet, et jamais plus que son nombre total de séances.

Pourquoi l’échéance est-elle obligatoire ?

Chaque carte et chaque carnet importé doit avoir une date d’expiration, postérieure à aujourd’hui. Votre client sait ainsi jusqu’à quand l’utiliser. Une ligne sans date, ou avec une date passée, est refusée.

Que deviennent les codes ?

• Une carte cadeau garde le code qu’elle avait dans votre ancien outil : il est obligatoire, et ne doit pas déjà servir à une autre carte de votre activité. Aucun e-mail n’est envoyé à l’acheteur.
• Un carnet garde son code s’il en avait un, sans e-mail. Si la colonne Code est vide, un code est créé et envoyé par e-mail au titulaire. Un code repris ne doit pas déjà être utilisé.

Un code repris compte de 3 à 40 caractères : des lettres, des chiffres et des tirets.

Que deviennent les acheteurs et les titulaires ?

Le titulaire d’un carnet importé est ajouté à vos clients, ou retrouvé par son e-mail s’il y figure déjà. Il en va de même pour l’acheteur d’une carte cadeau quand vous avez rempli la colonne E-mail acheteur. Une fiche déjà présente n’est pas modifiée, et une fiche créée par l’import n’est pas abonnée à vos newsletters (voir Vos clients).

Vérifier puis importer

Après le choix du fichier, la fenêtre vérifie chaque ligne et indique combien sont prêtes à importer et combien sont refusées, avec le motif de chaque refus. Cliquez ensuite sur le bouton d’import (par exemple « Importer 12 cartes ») pour enregistrer les lignes prêtes.

Une ligne refusée n’est pas importée. « Télécharger les lignes refusées » vous donne leur liste. Corrigez-les dans votre fichier, puis importez-le de nouveau : ce qui est déjà importé n’est pas doublé.