Votre client n’a pas reçu son e-mail

Un client vous dit qu’il n’a pas reçu sa confirmation, son rappel ou son carnet. Commencez par vérifier que l’e-mail est bien parti, et vers quelle adresse : tout se lit dans votre espace Round.

Vérifier que l’e-mail est parti

Dans Communications. Ouvrez Communications, onglet Messages : la liste réunit tous les e-mails envoyés à vos clients. Cliquez sur « Filtrer » et choisissez le type « Automatiques » pour ne garder que les confirmations, les rappels et les autres e-mails envoyés automatiquement. La recherche retrouve un message par destinataire ou objet. Cliquez sur une ligne pour relire le message.

Dans la fiche du client. Ouvrez Clients, puis la fiche de la personne, et choisissez l’onglet Messages. « Messages envoyés » liste tout ce qu’elle a reçu, avec la nature de chaque envoi (« Automatique », « Message » ou « Newsletter ») et son type : confirmation de réservation, rappel, annulation, remboursement…

Si le message figure dans la liste, il est bien parti. Regardez alors l’adresse du destinataire.

Que conseiller à votre client ?

• Regarder dans ses courriers indésirables, et dans les onglets « Promotions » ou « Notifications » de sa messagerie. Lui demander d’ajouter votre adresse à ses contacts évite que cela se reproduise.
• Vérifier l’adresse saisie. Comparez avec lui l’adresse de sa fiche : une lettre en trop ou un nom de domaine mal écrit suffit à envoyer l’e-mail ailleurs.
• Chercher le nom de votre activité dans sa messagerie : il figure dans chacun de vos e-mails.

Les e-mails automatiques et leur contenu sont décrits dans Les e-mails envoyés automatiquement à vos clients.

Comment lui redonner ses informations ?

Pour une réservation. Écrivez-lui depuis Communications : cliquez sur « Créer », puis « Message à une personne », et rappelez-lui la date, l’heure et le lieu de sa séance. Voir Écrire à vos clients. Dans Ventes, le menu de la vente propose aussi « Voir le reçu », que vous pouvez lui transmettre. S’il souhaite annuler, vous pouvez le faire pour lui : voir Annuler et rembourser depuis votre espace Round.

Pour un carnet. Au bas de votre vitrine, le lien « Retrouver mon carnet » lui permet de saisir son adresse e-mail et de recevoir un lien vers son carnet, avec son solde et son code. Voir Comment vos clients retrouvent leur carnet.

Pour une carte cadeau. Ouvrez Cartes cadeaux, puis la carte concernée, et cliquez sur « Copier le code » : transmettez-lui le code, à saisir au moment de payer.

Et si l’adresse du client est fausse ?

Pour un carnet, ouvrez le carnet vendu, cliquez sur « Modifier » et corrigez l’« E-mail du titulaire ». La fiche du client est corrigée en même temps. Votre client utilise ensuite « Retrouver mon carnet » avec la bonne adresse pour recevoir son lien.

Pour une réservation, écrivez-lui à la bonne adresse depuis votre propre messagerie, en lui rappelant sa séance.

Où arrivent les réponses de vos clients ?

Quand un client répond à un e-mail, sa réponse arrive à l’e-mail de contact de votre activité, dans votre messagerie habituelle. Vérifiez cette adresse dans Réglages, puis Mon activité : voir Les réglages de votre activité.