Inscrire vous-même un participant

Une personne venue sans réserver, une réservation prise par téléphone, un paiement sur place : dans ces trois cas, vous inscrivez vous-même le participant.

D’où ouvrir l’inscription ?

• Un événement ou une séance de créneaux récurrents : sur sa page, cliquez sur « + Inscrire », à côté du titre « Participants ». Dans le volet du planning, le bouton s’appelle « Inscrire manuellement ». L’inscription vaut pour cette date.
• Un stage : l’inscription porte sur le stage entier, avec une place à chaque séance. Sur la page du stage, cliquez sur « Gérer », puis sur « Inscrire manuellement ».

La fenêtre « Inscrire manuellement » s’ouvre.

Comment choisir le client ?

Dans le champ « Nom ou e-mail », tapez les premières lettres : vos clients correspondants sont proposés, et vous choisissez le bon. Pour un nouveau client, saisissez son nom et son e-mail : il entre dans vos clients (voir Vos clients). Si l’e-mail est déjà celui d’un de vos clients, c’est sa fiche qui est retenue.

L’e-mail sert à envoyer la confirmation, les rappels et les avis d’annulation. Le téléphone est facultatif.

Combien de places, et à quel tarif ?

Choisissez le nombre de places, dans la limite des places restantes, affichées sous le compteur. Choisissez ensuite le tarif parmi ceux de l’événement, ou « Offert » pour une invitation. Le total s’affiche sous les tarifs.

Comment enregistrer le règlement ?

Sous « Statut », deux choix :

• « Payé » : indiquez le moyen de paiement.
  • « Espèces » ou « TPE » (votre terminal de paiement) : vous encaissez de votre côté.
  • « Carnet » : saisissez le code du carnet. Son titulaire est inscrit, et la fenêtre affiche les séances du carnet avant et après la réservation. Un carnet règle une séance, jusqu’à 20 places à la fois.
  • « Carte cadeau » : saisissez le code de la carte. La fenêtre affiche son solde avant et après la réservation. La carte règle l’inscription, à une séance comme à un stage, quand son solde couvre le prix entier.
• « À payer » : la place est réservée et porte la pastille « À encaisser ». Vous la marquez comme payée plus tard : voir Encaisser vos paiements sur place.

Une inscription offerte se passe de statut : la place porte la pastille « Offert ».

Cliquez sur « Valider l’inscription » (ou sur « Réserver » avec un carnet ou une carte cadeau). Le participant apparaît aussitôt dans la liste des inscrits : voir Suivre vos inscrits.

Que se passe-t-il quand l’événement est complet ?

Le même bouton ouvre la fenêtre « Inscrire sur la liste d’attente » : indiquez le nom et l’e-mail de la personne, elle sera prévenue dès qu’une place se libère. Il en va de même quand la date de l’événement n’est pas fixée. Voir La liste d’attente de vos événements.

Que reçoit votre client ?

Votre client reçoit un e-mail de confirmation, avec la date, le lieu et le nombre de places.

• Place payée en espèces ou au TPE : son reçu est émis à l’inscription, et l’e-mail y donne accès. Voir Ce que contient le reçu de vos clients.
• Place à payer : l’e-mail rappelle le montant à régler sur place. Le reçu est émis quand vous marquez la place comme payée.
• Place réglée avec un carnet : la confirmation part au titulaire du carnet.

Il reçoit ensuite les mêmes e-mails que vos autres inscrits : voir Les e-mails envoyés automatiquement à vos clients.